Tổng đài điện thoại doanh nghiệp, Ưu và nhược điểm giữa các tổng đài phổ biến hiện tại

A Private Branch Exchange (PBX) là một tổng đài điện thoại phục vụ doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi cuộc gọi giữa những người dùng trong doanh nghiệp trên các đường dây nội hạt đồng thời cho phép người dùng chia sẻ một số đường dây điện thoại bên ngoài nhất định.

Ưu điểm chính của tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp PBX là giúp cắt giảm chi phí bằng cách giảm yêu cầu phải có đường dây riêng biệt (từ nhà cung cấp dịch vụ hoặc văn phòng trung tâm) cho mỗi người dùng và cung cấp chuyển đổi cuộc gọi miễn phí trong doanh nghiệp. Lợi ích chính này vẫn có sẵn kể từ khi phát minh ra các PBX Analog và tiếp tục với quá trình chuyển đổi sang kỹ thuật số và gần đây là IP PBX. Tuy nhiên, với những tiến bộ trong công nghệ, các tổng đài hiện nay đã cung cấp nhiều tính năng tiên tiến hơn để hỗ trợ các chức năng của doanh nghiệp. Cũng như giải pháp tổng đài Cloud PBX cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn hơn, với giá thành và chi phí vận hành rẻ và linh động hơn cho doanh nghiệp.

Với một danh sách dài các tính năng có sẵn, giờ đây người dùng có thể lựa chọn tập hợp các tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu công việc của họ. Việc lựa chọn tổng đài analog, kỹ thuật số hoặc IP PBX phụ thuộc chủ yếu vào:

Loại hình kinh doanh: Các doanh nghiệp dựa vào mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ (như ngân hàng) có nhiều yêu cầu giao tiếp hơn so với các doanh nghiệp dựa trên giao dịch (như cửa hàng bán lẻ).

Tác động của các tính năng đến hoạt động: Các tính năng nâng cao được cung cấp bởi PBX hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu như tích hợp PBX với Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng).

Cơ sở hạ tầng hiện có (nếu có): Cơ sở hạ tầng hiện có như mạng LAN (Mạng cục bộ) trong doanh nghiệp có thể giúp việc chuyển đổi từ tổng đài tương tự hoặc kỹ thuật số sang IP PBX dễ dàng hơn nhiều và tiết kiệm chi phí.

So sánh tổng đài Analog, kỹ thuật số và IP PBX

Sự hiểu biết về tổng đài tương tự, kỹ thuật số và IP PBX và các tính năng mà chúng cung cấp là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong việc lựa chọn loại tổng đài. Bài viết này trình bày so sánh tổng đài analog, kỹ thuật số và IP PBX – ưu điểm và hạn chế của chúng – và tất cả các yếu tố liên quan để người dùng đưa ra lựa chọn PBX phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ.

Tổng đài Analog

Các tổng đài Analog sử dụng điện thoại Dịch vụ Điện thoại Cũ Thông thường (POTS) tiêu chuẩn và dây đồng. Chúng đáng tin cậy, cung cấp chất lượng thoại tốt và cung cấp các tính năng cơ bản của điện thoại gia đình thông thường (chẳng hạn như giữ, tắt tiếng, quay số lại & quay số nhanh) và có thể chuyển cuộc gọi giữa các máy lẻ.

Tổng đài Analog giữ cho các tiện ích mở rộng hoạt động ngay cả khi mất điện và người dùng vẫn kết nối. Chúng tương đối rẻ vì chúng đơn giản và có giới hạn các tùy chọn để mở rộng hoặc nâng cấp. Tuy nhiên, ít mô-đun hơn, các PBX Analog rất tốn kém trong việc hỗ trợ, cấu hình và nâng cấp. Ví dụ, việc thay đổi vị trí của tiện ích mở rộng đòi hỏi kỹ thuật viên có kinh nghiệm cài đặt .

Tổng đài kỹ thuật số ( Digital PBX)

Tổng đài kỹ thuật số cung cấp một số tính năng nâng cao đồng thời cung cấp chất lượng thoại tương tự (hoặc tốt hơn) và xử lý tín hiệu được cải thiện như các tổng đài Analog. Một số tính năng này bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại và người trả lời tự động ảo. Chúng cung cấp sự linh hoạt trong việc bổ sung các tính năng và khả năng mới bằng cách thêm các thẻ mới (mô-đun bổ sung) trên cấu trúc bus trong tủ PBX hiện có, chẳng hạn như:

• Điện thoại Analog và IP có thể được kết nối.

• Có thể thêm các tính năng bổ sung như máy chủ VoIP, hệ thống báo động và tính năng nhạc chờ.

• Trung tâm cuộc gọi và phần mềm bán hàng doanh nghiệp có thể được tích hợp.

Tổng đài IP

Tổng đài IP cung cấp khả năng chuyển đổi cuộc gọi giữa các phần mở rộng VoIP (Thoại qua IP) và phần mở rộng kỹ thuật số / tương tự trong doanh nghiệp với khả năng giao tiếp với người dùng bên ngoài bằng cả đường trung kế PSTN và Internet / Intranet. Tổng đài IP là “dựa trên phần mềm”, có thể có phần cứng chuyên dụng hoặc có thể được cấu hình trên máy tính dưới dạng phần mềm.

Tổng đài IP cung cấp tất cả các tính năng của một tổng đài kỹ thuật ( Digital) số hoặc tương tự ( Analog)điển hình và ngoài ra còn cung cấp một số tính năng nâng cao như:

• Truyền thông hợp nhất: Một mạng thoại và video.

• Dịch vụ hiện diện và tính di động.

• Gửi thư thoại đến email và gửi fax đến email.

• Chuyển thư thoại sang SMS (chuyển lời nói thành văn bản)

• TTS / ASR (nhận dạng văn bản thành giọng nói / giọng nói tự động).

• Kết nối điện thoại / softphone VoIP.

• Hội nghị.

• Phản hồi giọng nói tương tác (IVR).

Các ưu điểm chính của tổng đài IP là:

Tính kinh tế: Việc triển khai tổng đài IP rất tiết kiệm ở mọi doanh nghiệp có mạng LAN (Mạng cục bộ), vì điện thoại IP sẽ sử dụng mạng LAN hiện có và không cần thêm chi phí cho phần mở rộng điện thoại. Các tổng đài IP sử dụng Intranet và Internet để định tuyến cuộc gọi có thể làm giảm đáng kể hóa đơn điện thoại bao gồm cả các cuộc gọi đường dài.

Giao tiếp hợp nhất: Tổng đài IP PBX hội tụ hai hệ thống riêng biệt thành một mạng toàn diện hơn, điều này cũng làm giảm chi phí bảo trì.

Khả năng mở rộng: Tổng đài IP dựa trên phần mềm có thể mở rộng với số lượng nhân viên ngày càng tăng và nhu cầu thay đổi vì không cần tua lại hoặc thêm phần cứng mới. Tổng đài IP giúp bạn dễ dàng thêm bất kỳ chức năng bổ sung nào vì có thể thêm các tính năng chỉ bằng cách nâng cấp phần mềm.

Tính linh hoạt: Sử dụng tổng đài IP, các văn phòng của doanh nghiệp có thể trải dài về mặt địa lý trên toàn cầu có thể được hiển thị cho người dùng như một thực thể duy nhất. Hơn nữa, nếu địa điểm của văn phòng thay đổi thì không có yêu cầu về thời gian ngừng hoạt động và số điện thoại ban đầu có thể được duy trì bằng kết nối qua Internet / Intranet.

Chuyển tiếp: Tổng đài IP cho phép chuyển đổi suôn sẻ từ các hệ thống tổng đài tương tự hoặc kỹ thuật số vì chúng có thể tích hợp với cả điện thoại tương tự và kỹ thuật số.

Công nghệ phát triển: Trước đây, điện thoại IP không hoạt động khi không có nguồn, đây được coi là một nhược điểm vì các máy nhánh analog / kỹ thuật số có thể hoạt động khi mất điện. Với sự ra đời của Power over Ethernet (POE), Điện thoại IP không yêu cầu ổ cắm điện riêng và có thể hoạt động khi mất điện.

Bảo mật: Bảo mật và mã hóa có thể dễ dàng thực hiện trong IP PBX so với PBX kỹ thuật số và tương tự.

Đặc Điểm	Chi Tiết Dịch Vụ	Analog PBX	Digital PBX	IP PBX
Độ Bền	Tích hợp dịch vụ	Cao	Cao	Cao
Giá Cả	Chi phí ban đầu	Thấp	Trung Bình	Trung Bình / Thấp
Giá Cả	Chi phí định kì	Cao	Trung Bình	Thấp
Cài đặt đơn giản	Triển Khai ban đầu	Không	Không	Có
Cấu hình đơn giản	Cấu hình hệ thống	Không	Không	Có
Yêu cầu bảo trì	Quản lý / bảo trì	Cao	Trung Bình	Trung Bình
Modular	Thêm chức năng, Modular	Khó thêm Modular	Chủ yếu là bổ sung phần cứng	Tích hợp dễ dàng, Modular
Khả năng mở rộng / Mở rộng	Khả năng mở rộng với số lượng người dùng ngày càng tăng	Hạn chế đến không có khả năng mở rộng	Có thể mở rộng	Khả năng mở rộng cao
Nâng cấp	Khả năng thêm các tính năng mới	Khó khăn	Có thể có thêm phần cứng	Dễ dàng do nâng cấp phần mềm
Tính năng cơ bản	Giữ, Tắt tiếng, quay số lại và quay số nhanh, chuyển cuộc gọi giữa các máy lẻ	Sẵn sàng	Sẵn sàng	Sẵn sàng
Tính năng nâng cao	Chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại, người tham dự tự động ảo, tích hợp CRM, IVR, hội nghị	Không tích hợp được hệ thống	Sẵn sàng	Sẵn sàng
Tính năng nâng cao	Hội tụ thoại và video, Dịch vụ hiện diện và tính di động, TTS, ASR	Không tích hợp được hệ thống	Không tích hợp được hệ thống	Sẵn sàng
Bảo mật	Mã hóa đường truyền	Không bảo mật	Yêu cầu phần cứng hỗ trợ	Dựa trên phần mềm và có thể dễ dàng triển khai

Cần thêm thông tin tư vấn về giải pháp điện thoại cho doanh nghiệp bạn, xin vui lòng liên hệ thông tin bên dưới để được tư vấn cụ thể nhu cầu doanh nghiệp anh chị:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG VÀ THÔNG TIN SÀI GÒN

SAIGON ICT CO., LTD

MST : 0315495483

• HCM Office: 5/6 Đường Chân Lý, Phường Bình Thọ, Thành Phố Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh.
• Hà Nội Office: Số nhà 6 Khu liền kề Học Viện Quốc Phòng, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
• Đà Nẵng Office: 256 Trường Chinh, Phường Hoà An, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng.
• Hotline: 076 86 86 086
• Sale Zalo: 076 86 86 086
• Technical: 0906 366 538
• Email: info@saigonict.com